Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos sukūrimas ir įdiegimas

Projekto esmė. Kam skirtas, kuo naudingas?

Projektu kuriama visoms valstybės ir savivaldybių įstaigoms skirta Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS), kuri leis atsisakyti įstaigose atskirų dokumentų valdymo sistemų naudojimo, pasiūlys pažangius įstaigų veiklos organizavimo įrankius, naujus tarpinstitucinio bendradarbiavimo modelius ir padės racionaliau valdyti viešąsias išlaidas.

Projekto tikslai. Kokį pokytį vykdymo srityje padarys įgyvendintas projektas?

Projekto tikslas - tobulinti dokumentų valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę viešojo sektoriaus įstaigose panaudojant bendrą dokumentų valdymo sistemą. Visa viešojo sektoriaus įstaigų veikla yra planuojama, įgyvendinama ir fiksuojama dokumentų pagalba. Dokumentų valdymas įstaigose yra reglamentuotas bendraisiais teisės aktais, tačiau procedūrų kokybė labai priklauso nuo organizacijos patirties, kompetencijų ir galimybių. Iki DBSIS sukūrimo, visos valstybės ir savivaldybių įstaigos privalėjo pasirūpinti savo dokumentų valdymo organizavimu savarankiškai. Dalis įstaigų įsigijo ir pradėjo naudoti dokumentų valdymo sistemas, o kitos įstaigos iki šiol dokumentus valdo popieriniuose dokumentų registruose. Vis dėl to, nemaža dalis įstaigų, įsigijusių savo DVS, taip ir nepasiekė didesnės pažangos dėl kompetencijų ar užsibrėžtų tikslų trūkumų. 2021 m. atlikta viešojo sektoriaus įstaigų apklausa, kurioje dalyvavo per pusantro tūkstančio įstaigų, parodė, kad tik pusė iš apklaustų įstaigų savo veiklai organizuoti naudoja daugiau nei 12 skirtingų gamintojų dokumentų valdymo sistemas. Visos šios informacinės sistemos siūlo skirtingus veiklos modelius, kurie turi įtakos įstaigos veiklai ir nebūtinai yra patys efektyviausi. O išlaidos, patiriamos šių atskirų informacinių sistemų priežiūrai, modernizavimui kasmet reikalauja per 3 mln. eurų iš valstybės biudžeto. DBSIS sukūrimo ir įdiegimo projekto metu aktyviai bendradarbiauta su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir buvo iš esmės atnaujinti dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai, sukurti nauji veiklos organizavimo modeliai, kurie buvo įdiegti DBSIS. DBSIS įneša daug pokyčių viešajame sektoriuje: - DBSIS paslaugos įstaigoms teikiamos neatlygintinai, todėl nebereikia pirkti ir rūpintis atskirų DVS išlaikymu įstaigose; - įstaigoms suteikiami pažangūs įrankiai pereiti nuo popierinių dokumentų prie elektroniniais dokumentais ir informacijos valdymu pagrįsto veiklos organizavimo; - bendroji sistema leidžia efektyviai atlikti tarpinstitucines procedūras - derinimus, pasirašymus, užduočių skirstymą nesiuntinėjant dokumentų paštu, ar per kurjerius; - DBSIS suteikia įrankius įstaigų veiklos automatizavimui, kitų informacinių sistemų integravimui ir sąveikai užtikrinti, taip dar labiau paspartinant procedūras ir sumažinant techninio darbo poreikį. Šiuo metu DBSIS jau yra naudojama 492 valstybės ir savivaldybės įstaigose, kasdien registruojama po 18 tūkst. dokumentų ir perskirstoma po 15-16 tūkst. užduočių. Įgyvendinus projektą numatomas veiklos tęstinumas - eilėje gauti DBSIS paslaugas laukia dar panašus kiekis įstaigų. DBSIS sukūrimo ir įdiegimo projektu pavyko pasiekti ambicingą tikslą, kurio valstybėje buvo siekta jau keletą kartų anksčiau.